Durch Buchhaltung Kosten sparen
Vereinfachungen und Einsparmöglichkeiten für kleinere und mittlere Betriebe sind durch die vollständige digitale Bearbeitung einer Finanzbuchhaltung möglich. Für kleinere und mittlere Unternehmen, die uns Ihre Buchhaltung anvertrauen, können sich aus veränderten Arbeitsabläufen Zeit-und Kosteneinsparungen im Bereich der Unternehmensbuchhaltung ergeben.
Sollen Skontifristen genutzt werden, Zahlungsziele eingehalten werden und
das eigene Mahnwesen organisiert werden, so ist in der Regel eine separate und zusätzliche "Schatten-Buchhaltung" im Unternehmen selbst im Einsatz. Dieses bindet Personal und / oder die Zeit des Unternehmers selbst.
Verursacht werden Kosten, die eigentlich überflüssig sind und durch das nachfolgend dargestellte Konzept reduziert werden können. Da der Satz “Zeit ist Geld“ gilt, kann folglich auch Zeit und damit das häufig knappste Gut überhaupt, zurückgewonnen werden.
Auswertungen aus einer herkömmlich,nach Ablauf des Monats durch einen externen Dienstleister erstellten „Papier“-Buchhaltung, haben zum Zeitpunkt ihrer Vorlage im Unternehmen für das Forderungsmanagement und die Durchführung des Zahlungsverkehrs regelmäßig nur noch einen
eingeschränkten praktischen Nutzen. Dieses folgt daraus, dass der Monat auf den sich die Auswertungen beziehen, in der Regel bereits mindestens 10 Tage (häufig noch länger) beendet ist.
Der Zahlungsverkehr und auch ein aktuelles Mahnwesen lässt sich mit solch "alten" Listen zu den offenen Posten kaum in den Griff bekommen. Die in diesen "alten" Listen enthaltenen Positionen sind, sofern sie vom Anfang des Buchhaltungsmonats stammen und die Auswertung (schon) am 10. des Folgemonats vorliegt, bereits 5 Wochen alt. Sie sind damit zu alt! Zahlungsziele und Skontofristen dürften zu großen Teilen bereits verstrichen sein. Entsprechend werden häufig zusätzliche Listen im Unternehmen selbst erstellt werden.
Auch bei einer herkömmlichen „Papier“-Buchhaltung könnte man dieses dadurch ändern, indem man die Buchhaltung in anderen Zeitintervallen bearbeiten lässt , z.B. wöchentlich. Hierfür muss „das Papier“ dann aber auch wöchentlich ausgetauscht und auch im Unternehmen sortiert und bearbeitet werden.
Aktuelle von uns eingesetzte Softwarelösungen machen uns Alternativen möglich, die den Aufwand bei unseren Kunden reduzieren können.
So bräuchten Ihre Buchhaltungsbelege noch nicht einmal mehr Ihr Unternehmen zu verlassen. Diese werden lediglich noch als Bilddatei (erzeugt durch Übertragung per Telefax oder durch einen Scanner) an uns – per Telefax, auf Datenträger oder verschlüsselt über das Internet - übergeben.
In Ihrem Unternehmen können die Belege deshalb dort genutzt werden, wo sie gebraucht werden - bis die endgültige Ablage erfolgt. Durch den Einsatz der Technik und eine tägliche, wöchentliche oder wie auch immer abgesprochene Taktung der Buchhaltung, ist es uns möglich:
- eine Buchhaltung zu erstellen, die bestenfalls tagesaktuell ist
- die Führung einer "Schattenbuchhaltung" im Unternehmen überflüssig macht
- den Zahlungsverkehr vorbereiten kann (bis auf die PIN-Eingabe durch den Kunden selbst)
- Sortier- und Ablageaufwand im Unternehmen reduziert und auch noch eine Vorbereitung Ihres Mahnwesens (Mahnliste, Mahnschreiben) beinhalten kann
Sämtliche für die Vorbereitung des Mahnwesens notwendigen Informationen sind ohnehin Bestandteil der uns vorliegenden Buchhaltungsunterlagen. Kundenstammdaten können gegebenenfalls elektronisch an uns übergeben werden.
Durch diese Bearbeitungsform einer Buchhaltung ist es uns möglich, Ihnen Freiräume für Ihre Kernkompetenzen zu schaffen und / oder Personal- und andere Kosten einzusparen.
Damit das Vorstehende funktioniert, bedarf es zusätzlich der elektronischen Weitergabe der Druckdaten Ihrer Bankkontoauszüge von Ihren eigenen Banken an das zentrale Rechenzentrum der DATEV, welches wir für diesen Dienstleistungsprozess nutzen. Insbesondere geeignet ist das dargestellte System für bilanzierende Betriebe. Die Auswertungen können Ihnen entweder mit hoch verschlüsselten E-Mails, über ein spezielles Online-Portal (Zugang abgesichert über Smartcard) oder natürlich auf Papier übergeben werden.
Da körperliche Belege bei dieser Form der Buchhaltung nicht ausgetauscht werden brauchen, wenden wir dieses Verfahren insbesondere auch in der Zusammenarbeit mit unseren überregionalen Kunden an.
Wenn Sie Interesse an einer solchen Lösung haben, treten Sie bitte mit uns in Kontakt – wir stehen Ihnen für weitere Informationen, oder für ein Angebot gern zur Verfügung
Tel. 04101 / 700 120
Oder benutzen Sie das Kontaktformular
